Modulul Managementul Documentelor este registratura digitală completă a UAT-ului: înregistrare la intrare, repartizare pe compartimente, circulație internă, rezolvare, arhivare electronică și jurnal de audit. Înlocuiește registrele pe hârtie, mesajele informale și fișierele pierdute în email cu un circuit unic și trasabil.

Modulul face parte din platforma Integra CMS și se leagă de Monitorul Oficial Local, Portalul Cetățeanului și site-ul public. Cererile online, documentele interne și actele oficiale pot coexista în același ecosistem, nu în aplicații separate.

Nu, dacă procesul intern este respectat. Fiecare document primește număr de înregistrare la intrare, indiferent dacă vine de la ghișeu, email, fax digitalizat sau portal. Statusul este vizibil la fiecare pas: trimis, primit, în lucru, rezolvat, returnat sau arhivat.

Istoricul acțiunilor rămâne disponibil pentru șefi de compartiment, registratură și control intern. Această trasabilitate reduce dosarele „blocate” pe birouri și oferă apărare clară când un cetățean întreabă de ce o solicitare nu a fost soluționată la timp.

Da. Modulul oferă registru general digital cu numerotare automată, tipuri de document, compartimente destinatar și termene. Documentele pot fi scanate și atașate, astfel încât circuitul să rămână complet electronic, de la intrare până la arhivă.

Tranziția se face treptat: multe primării păstrează registrul fizic o perioadă paralelă, apoi trec complet digital după training și migrare. IntegraCity oferă plan de migrare adaptat mărimii UAT-ului; detalii pe pagina de contact sau în demo live.

Da. Arhiva electronică include clasificare, metadate, termene de păstrare, căutare full-text și export pentru autorizați. Un document din urmă cu câțiva ani poate fi găsit în secunde, nu prin căutare manuală în dulapuri sau dosare fizice.

Accesul este controlat pe roluri: arhiva rămâne protejată, dar disponibilă celor care au nevoie legală de ea. Această combinație accelerează răspunsul la solicitări de informare, controale și audit intern.

Da, prin integrare în aceeași platformă Integra CMS. Cererile depuse prin Portalul Cetățeanului pot intra direct în registratură, cu număr de înregistrare și flux intern. Documentele care devin acte oficiale pot continua spre publicare în MOL digital, fără reintroducere manuală.

Legătura elimină silozurile informatice în care registratura, juridicul și comunicarea lucrează pe sisteme diferite. O singură sursă de adevăr reduce erorile și timpul pierdut cu transferuri de fișiere.

Durata depinde de volumul arhivei active, numărul de compartimente implicate și cât de formalizate sunt procesele interne astăzi. Proiectele tipice includ analiză flux, configurare tipuri document, training registratură și migrare treptată a documentelor curente, nu neapărat a întregii arhive istorice din prima zi.

IntegraCity livrează demo personalizat, plan de migrare și training pentru funcționari. Multe UAT-uri încep cu documentele curente și extind arhiva electronică progresiv. Solicitați estimare pe contact Integra CMS, menționând mărimea instituției și volumul aproximativ de documente.